Lấy lại tiền cọc thuê nhà, 7 bước từ ngày ký đến ngày trả phòng
Hôm nay mình muốn nói về một khoản tiền mà gần như ai đi thuê nhà cũng từng mất một phần: tiền cọc thuê nhà. Nó không nằm trong ngân sách hằng tháng, nên mình hay quên nó tồn tại. Tới ngày trả phòng mới giật mình.
Lấy ví dụ Thảo, 26 tuổi, làm thiết kế đồ hoạ ở TP.HCM. Thảo thuê một căn studio 6 triệu một tháng, cọc hai tháng là 12 triệu. Sau hai năm, ngày trả phòng, chủ nhà báo trừ 4,5 triệu: 2 triệu sơn lại tường, 1 triệu vệ sinh, 1,5 triệu “bảo dưỡng máy lạnh”. Thảo không có tấm ảnh nào, không có biên bản nào, nên chỉ biết gật đầu.
12 triệu không phải số nhỏ. Nó bằng 16,7% tổng tiền thuê một năm của Thảo, tức gần hai tháng lương của nhiều bạn mới ra trường. Bài này là 7 bước cụ thể, theo đúng thứ tự thời gian, để lần sau bạn lấy lại đủ.
Bước 1: Đọc năm dòng này trước khi chuyển tiền cọc thuê nhà
Đừng chuyển đồng nào khi chưa đọc hợp đồng. Mà nói thật, bạn không cần đọc hết. Chỉ cần tìm đủ năm dòng sau, và nếu thiếu dòng nào thì yêu cầu ghi thêm vào.
Một là số tiền cọc và nó tương đương mấy tháng. Hai là cọc được trả lại trong bao nhiêu ngày sau khi bạn bàn giao phòng, chẳng hạn 7 ngày. Ba là những trường hợp nào thì mất cọc. Bốn là phải báo trước bao nhiêu ngày khi muốn dọn đi. Năm là một câu ghi rõ hao mòn tự nhiên do sử dụng bình thường không bị trừ vào cọc.
Dòng thứ năm là dòng quan trọng nhất, và cũng là dòng gần như không hợp đồng mẫu nào có sẵn. Thêm nó vào chỉ mất một phút.
Bước 2: Hợp đồng phải bằng văn bản, nhưng không cần công chứng
Nhiều bạn nghĩ hợp đồng viết tay thì “không có giá trị”. Thật ra theo Điều 164 Luật Nhà ở 2023, hợp đồng thuê nhà phải lập thành văn bản, còn công chứng hay chứng thực là không bắt buộc, trừ khi hai bên muốn. Một tờ giấy có đủ thông tin và chữ ký hai bên đã là hợp đồng.
Cái nguy hiểm thật là thoả thuận miệng. “Cọc hai tháng, đi thì báo trước nha” là câu bạn sẽ không chứng minh được lúc tranh chấp. Vì thế, kể cả khi chủ nhà là người quen, hãy có một bản viết, mỗi bên giữ một bản.
Còn tiền cọc thuê nhà thì chuyển khoản, đừng đưa tiền mặt. Nội dung chuyển khoản ghi rõ, kiểu “coc thue phong 302 so 15 duong X, 2 thang”. Sao kê ngân hàng là bằng chứng mà không ai cãi được.
Bước 3: Giữ cọc thuê nhà bằng ảnh chụp ngày nhận phòng
Đây là bước Thảo bỏ qua, và nó tốn của Thảo 4,5 triệu. Ngày nhận phòng, quay một video chậm đi hết căn phòng, rồi chụp cận từng vết trầy, vết ố, ổ điện lỏng. Ảnh trên điện thoại có sẵn ngày giờ, nên đừng xoá.
Sau đó lập một biên bản bàn giao ngắn, liệt kê đồ đạc và tình trạng: máy lạnh chạy tốt, tủ lạnh có vết móp cửa, tường phòng tắm có vết ố. Hai bên cùng ký. Gửi ngay cho chủ nhà qua Zalo một bản chụp, để có thêm một mốc thời gian.
Mười lăm phút này là phần bảo hiểm rẻ nhất cho tiền cọc thuê nhà của bạn. Không có ảnh ngày đầu, mọi vết trầy ngày cuối đều sẽ bị coi là lỗi của bạn.
Bước 4: Trong lúc ở, báo hỏng bằng tin nhắn chứ đừng gọi điện
Vòi nước rỉ, máy lạnh không lạnh, ổ khoá kẹt. Mỗi lần có chuyện, hãy nhắn tin cho chủ nhà kèm một tấm ảnh, dù sau đó hai bên có gọi điện bàn. Tin nhắn có ngày giờ, còn cuộc gọi thì không để lại gì.
Lý do rất thực tế. Nếu máy lạnh hỏng từ tháng thứ tám và bạn đã báo, thì lúc trả phòng chủ nhà khó mà trừ cọc vì “bạn làm hỏng”. Thêm một chuyện nhỏ: giữ hoá đơn khi bạn tự bỏ tiền sửa thứ gì đó thuộc về chủ nhà.
Bước 5: Báo trước đúng hạn, bằng văn bản, để không mất cọc thuê nhà
Cách mất cọc phổ biến nhất không phải làm hỏng đồ. Đó là dọn đi mà không báo đúng số ngày ghi trong hợp đồng. Nếu hợp đồng ghi báo trước 30 ngày mà bạn báo 10 ngày, chủ nhà hoàn toàn có cơ sở giữ cọc.
Còn nếu buộc phải đi sớm khi hợp đồng còn ba tháng? Tính thử với Thảo: bỏ ngang là mất 12 triệu cọc. Nhưng nếu Thảo tự tìm được người thuê mới ở tiếp với cùng giá, và chủ nhà đồng ý ký với người đó, thì chủ nhà không mất ngày nào trống. Nhiều chủ nhà sẽ trả cọc đủ trong trường hợp này, và bạn giữ được 12 triệu chỉ nhờ vài bài đăng trên nhóm tìm phòng.
Chiều ngược lại cũng cần biết. Theo Điều 172 Luật Nhà ở 2023, trong thời hạn hợp đồng, chủ nhà không được tự ý lấy lại nhà, trừ một số trường hợp luật liệt kê, và phải báo bằng văn bản trước ít nhất 30 ngày.
Bước 6: Ngày trả phòng, cọc thuê nhà chỉ trừ hư hỏng, không trừ hao mòn
Mang theo ảnh ngày nhận phòng và đi cùng chủ nhà một vòng. Chốt chỉ số điện nước, chụp lại đồng hồ. Rồi làm một biên bản trả phòng, ghi rõ khoản nào bị trừ, bao nhiêu tiền.
Chỗ dễ cãi nhất là ranh giới giữa hao mòn và hư hỏng. Tường hơi ngả màu sau hai năm, sàn có vết đi lại, rèm bạc màu vì nắng là hao mòn tự nhiên. Lỗ khoan treo tranh không xin phép, vết bút trẻ con vẽ, cửa kính vỡ là hư hỏng, và bạn nên chịu.
Áp vào ba khoản của Thảo. Sơn lại tường sau hai năm ở là hao mòn, nên 2 triệu đó đáng lẽ không bị trừ. Vệ sinh máy lạnh định kỳ là bảo trì của chủ nhà, thêm 1,5 triệu. Chỉ khoản dọn dẹp 1 triệu là có lý nếu Thảo để phòng bừa. Có ảnh và có câu “hao mòn tự nhiên không trừ” trong hợp đồng, Thảo đã giữ được 3,5 triệu trên tổng 4,5 triệu.
Bước 7: Khi chủ nhà giữ cọc thuê nhà không lý do
Trước hết, nhắn một tin rõ ràng: số tiền cọc, ngày bạn bàn giao, điều khoản trả cọc trong hợp đồng, và số tài khoản nhận tiền. Viết lịch sự nhưng cụ thể. Rất nhiều trường hợp được giải quyết ngay ở bước này, vì chủ nhà thấy bạn có giấy tờ.
Nếu vẫn không được, hãy biết luật nói gì. Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 quy định khi hợp đồng đã thực hiện xong thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc. Còn nếu bên nhận cọc từ chối thực hiện hợp đồng, họ phải trả lại cọc cộng thêm một khoản tương đương, trừ khi hai bên thoả thuận khác. Với Thảo, đó là 12 triệu cộng 12 triệu.
Bước tiếp theo là nhờ hoà giải ở tổ dân phố hoặc phường, rồi mới tính chuyện khởi kiện nếu số tiền đủ lớn để đáng công. Nhưng thật ra, nếu bạn làm đủ sáu bước trước, bạn hiếm khi phải đi tới đây.
Cọc thuê nhà và tiền cọc mua nhà, giống nhau ở đâu
Nguyên tắc pháp lý của hai loại cọc là một, đều nằm ở Điều 328. Chỉ khác số tiền: cọc thuê là vài chục triệu, cọc mua nhà có thể là vài trăm triệu. Thói quen chụp ảnh, giữ sao kê và đọc kỹ điều khoản mất cọc mà bạn tập từ lúc đi thuê sẽ theo bạn tới ngày mua căn đầu tiên. Bạn có thể đọc thêm những điều cần biết khi đặt cọc mua nhà.
Nếu bạn đang phân vân có nên tiếp tục đi thuê hay không, bài so sánh thuê nhà và mua nhà có bảng tính chi tiết. Còn muốn hiểu cách một chủ nhà chuyên nghiệp nghĩ về người thuê, quyển sách về quản lý nhà cho thuê cho bạn góc nhìn từ phía bên kia bàn.
Bắt Đầu Từ Hôm Nay
Nếu bạn đang thuê nhà, tối nay mở hợp đồng ra và tìm đúng một dòng: cọc được trả lại sau bao nhiêu ngày. Nếu không có, nhắn chủ nhà để thống nhất và ghi thêm.
Rồi đi một vòng quanh phòng với điện thoại, chụp lại tình trạng hiện tại. Muộn còn hơn không có.
📩 Nhận File Quản Lý Tài Chính Cá Nhân
Với mục tiêu giúp các bạn có kiến thức vững vàng và phát triển kỹ năng quản lý tài chính cá nhân, hãy gửi thông tin cho chúng tôi. File sẽ được Admin gửi trong vòng 48 tiếng.
Nếu không thấy email, bạn nhớ check SPAM MAIL nhé!
Đây là file có phí: 25,000 VND (bạn sẽ được tặng thêm ebook 5 trang về Quản lý tài chính cá nhân, bớt lo về tiền).
Thông tin chuyển khoản: VP Bank 0983407839
Phí sẽ tăng sau 7/7/2026.
👉 Đăng ký tại: https://forms.gle/koDSeDWqztjw7Bc59
Theo dõi thêm tại:
Page: facebook.com/ladyfinancevn
Group: facebook.com/groups/womeninvestsmarthub
⚠️ Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính chất giáo dục và không phải là lời khuyên tài chính cá nhân. Hãy tham khảo chuyên gia tài chính trước khi đưa ra quyết định đầu tư.
📲 Chia sẻ bài viết này
👉 Tham gia Lady Networking trên Facebook
Getting your rental deposit back, 7 steps from signing to moving out
Today I want to talk about money that almost every renter has lost a piece of: the rental deposit. Because it never shows up in a monthly budget, we tend to forget it exists. Then moving day arrives, and so does the surprise.
For example, take Thao, 26, a graphic designer in Ho Chi Minh City. She rents a studio for 6 million dong a month, with a two month deposit of 12 million. After two years, on moving day, the landlord deducts 4.5 million: 2 million to repaint, 1 million for cleaning, and 1.5 million for “air conditioner servicing”. However, Thao has no photos and no handover record, so she simply nods.
In fact 12 million is not small. It equals 16.7% of a full year’s rent, which is close to two months’ pay for many new graduates. So this article walks through 7 concrete steps, in time order, so that next time you get the whole rental deposit back.
Step 1: Read these five lines before you transfer anything
First, do not send a single dong before you read the contract. But honestly, you do not need to read all of it. Instead, find these five lines, and if one is missing, ask for it to be added.
First, the deposit amount and how many months it equals. Second, how many days after handover it must be returned, for example 7 days. Third, exactly when the deposit can be kept. Next, how much notice you must give before moving out. Finally, a sentence stating that normal wear and tear from ordinary use is never deducted.
Above all, that fifth line matters most. Yet almost no template contract includes it, even though adding it takes a minute.
Step 2: Put it in writing, though notarisation is optional
Many people believe a handwritten contract “does not count”. In fact, under Article 164 of the 2023 Housing Law, a lease must be made in writing, while notarisation is optional unless both sides want it. So one sheet of paper with the key terms and both signatures is already a contract.
The real danger, however, is a verbal deal. For example, “two months deposit, just tell me before you go” is a line you will never prove in a dispute. Therefore, even when the landlord is a friend of the family, get it written down, with one copy each.
Also, pay the deposit by bank transfer, never in cash. Then write a clear transfer note, such as “deposit room 302, 15 X street, 2 months”. As a result, your bank statement becomes evidence nobody can argue with.
Step 3: On move in day, photograph everything as if you will sue
This is the step Thao skipped, and it cost her 4.5 million. So on move in day, record one slow video through the whole room, then take close ups of every scratch, stain and loose socket. Because phone photos carry a date and time, never delete them.
Next, write a short handover list with each item and its condition: air conditioner works, fridge door dented, bathroom wall stained. Then both of you sign it. Finally, send a photo of it to the landlord on Zalo straight away, so there is one more timestamp.
In short, these fifteen minutes are the cheapest insurance your rental deposit will ever get. Without day one photos, every scratch on the last day becomes your fault.
Step 4: While you live there, report problems in writing, not by phone
For example, a dripping tap, a weak air conditioner, a sticky lock. So each time, message the landlord with a photo, even if you then talk it through on a call. After all, a message has a date, while a call leaves nothing behind.
The reason is practical. If the air conditioner broke in month eight and you reported it, then at move out the landlord can hardly blame you for it. Also, keep receipts whenever you pay to fix something that belongs to the landlord.
Step 5: Give notice on time, in writing, so you keep the deposit
In fact, the most common way to lose a deposit is not damage at all. Instead, it is leaving without giving the notice the contract requires. So if the contract says 30 days and you give 10, the landlord has solid grounds to keep the money.
But what if you must leave with three months still to run? For example, if Thao simply walks away, she loses the 12 million. However, if she finds a new tenant at the same rent, and the landlord agrees to sign with them, then the room never sits empty. As a result, many landlords will return the full deposit, and she saves 12 million with a few posts in a room finding group.
Meanwhile, the rule runs the other way too. Under Article 172 of the 2023 Housing Law, a landlord cannot take the home back during the lease term except in specific cases the law lists, and must give at least 30 days’ written notice.
Step 6: On move out day, separate wear and tear from damage
First, bring your move in photos and walk the room with the landlord. Next, record the electricity and water meter readings with a photo. Then write a short move out record listing each deduction and its amount.
However, the hardest line to draw is between wear and damage. For example, walls fading after two years, marks on the floor from walking, and curtains bleached by sun are normal wear. On the other hand, holes drilled without permission, crayon on the walls and a broken glass door are damage, and you should pay for those.
So apply that to Thao’s three deductions. Repainting after two years is wear, therefore that 2 million should not come out. Meanwhile, routine air conditioner servicing is the landlord’s maintenance, which is another 1.5 million. Only the 1 million cleaning fee is fair if she left the room messy. In other words, with photos and a wear and tear clause, Thao would have kept 3.5 million of the 4.5 million.
Step 7: When a landlord keeps the deposit for no reason
First, send one clear message: the deposit amount, your handover date, the return clause in the contract, and your bank account. Of course keep it polite, but be specific. In fact, many cases end right here, because the landlord sees you have paperwork.
If that fails, then know what the law says. Article 328 of the 2015 Civil Code states that once the contract has been performed, the deposit goes back to the person who paid it. And if the side holding the deposit refuses to perform, they must return it plus an equal amount, unless both sides agreed otherwise. So for Thao, that would be 12 million plus another 12 million.
Next comes mediation through the neighbourhood group or the ward, and only then a lawsuit, if the amount justifies the effort. But honestly, when you have done the first six steps, you rarely end up here.
Rental deposits and home purchase deposits: what they share
In fact, both kinds of deposit sit under the same legal rule, Article 328. Only the size differs, because a rental deposit is tens of millions while a purchase deposit can be hundreds. So the habits you build as a renter, photos, bank records and reading the forfeit clause, will follow you to your first purchase. For more, see what to know before putting down a house deposit.
Meanwhile, if you are unsure whether to keep renting at all, our renting versus buying comparison has the full numbers. And if you want to see how a professional landlord thinks about tenants, this book on managing rental properties shows you the other side of the table.
Start Today
If you rent right now, open your contract tonight and find exactly one line: how many days until the deposit comes back. If it is missing, then message your landlord to agree it in writing.
After that, walk the room with your phone and photograph its condition today. Because late is still far better than never.
📩 Get the Personal Finance Management Template
Our mission is to equip you with robust knowledge and enhance your personal financial management skills. Please provide your information, and the file will be delivered by our Admin within 48 hours.
In case you do not receive the email, please check your SPAM mail!
This file is available for 25,000 VND (and you will receive a bonus 5-page e-book on Personal Finance Management).
Bank Transfer Details: VP Bank 0983407839
Note: The price will increase after July 7, 2026.
👉 Sign up here: https://forms.gle/koDSeDWqztjw7Bc59
Follow us for more:
Page: facebook.com/ladyfinancevn
Group: facebook.com/groups/womeninvestsmarthub
⚠️ Disclaimer: This article is for educational purposes only and does not constitute personal financial advice. Please consult a qualified financial advisor before making investment decisions.
📲 Share this article
